سیستم اتوماسیون اداری (مکاتبات اداری)
تاثیرات اتوماسیون اداری بر زندگی روزمره
فناوری تأثیر جدی بر کارهای روزمره ما گذاشته است، این تاثیر را ما در داخل سازمان به عنوان کارمند و خارج از سازمان به عنوان مشتری و ارباب رجوع مشاهده میکنیم. در دنیای امروزی ایمیل‌ها جایگزین یادداشت‌ها شده‌اند، کاغذها و حتی DCها و DVDها از کابینت‌های بایگانی حذف شده‌اند و بر روی رایانه ها قرار گرفته اند، بیومتریک بر مهر کردن برگه‌های زمانی کارمندان تأثیر گذاشته است. در عصر حاضر بسیاری از مدیران کسب‌وکارهای موفق به این نتیجه رسیده اند که صرفاً با سازمان بدون کاغذ میتوان به بهره وری بالا رسید.
مزیت استفاده از اتوماسیون اداری
در جهان رقابتی امروزی سرعت عمل کارکنان یکی از اصلی ترین دلایل پیشرفت یک سازمان و چابک بودن سازمان نیز یکی از مهمترین دلایل پیشتازی آن نسبت با سایر رقبا است.
دسترسی در کمترین زمان به نامه ها، اسناد، گزارشات، صورتجلسات و آرشیوها و حذف کاغذ بازی علاوه بر اینکه در سرعت عمل و پویایی یک سازمان تاثیر به سزایی دارد، باعث کمتر شدن فضای فیزیکی آرشیو و کمک بسیار زیادی نیز به محیط زیستمان میکند.
برخی از مزایای استفاده از سیستم اتوماسیون اداری در سازمان به شرح زیر است:
- سرعت بسیار بالای دسترسی به اسناد و مکاتبات و پاسخگویی آنها در کمترین زمان ممکن حتی خارج از محیط محل کار و در نتیجه بهره وری بسیار بالای سازمان
- فضای فیزیکی بسیار کمتر آرشیو اسناد در اتوماسیون نسبت به سیستم کاغذی و استفاده بهیه از محیط
- حذف کاغذ و حفظ محیط زیست
- مدیریت متمرکز و شفاف سازی در مراحل گردش اسناد
- امنیت بالا در حفظ و نگهداری اسناد
- مدیریت و نظارت دقیق بر عملکرد کارکنان
- پایش اطلاعات و تولید گزارشات متنوع مدیریتی
- تعامل الکترونیکی با سایر سازمانها
- پیگیری الکترونیکی مکاتبات توسط ارباب رجوع و اطلاع از آخرین وضعیت پرونده بدون نیاز به مراجعه
