هدف از تولید سیستم ERP ریسمان چیست؟

• تولید سیستمی که سازمان  (هر کسب و کاری) بتواند بدون وابستگی به شرکت تولید کننده، نیازهای نرم افزاری خاص و منحصر به فرد خود را پیاده سازی و توسعه دهد.
• تولید سیستمی که بتوان توسط آن تمامی نیازهای سیستمی و نرم افزاری یک کسب و کار بزرگ و یا بسیار بزرگ را پیاده سازی نمود.
• ایجاد بستری مناسب جهت یکپارچه سازی سیستمهای جزیره ای سازمان.
• تهيه گزارش‌ هاي تلفيقي از سيستم های مختلف سازمان.

ماژول‌های سیستم ERP ریسمان

سیستم ERP ریسمان محدود به زیرسیستم نیست! در سیستم ERP ریسمان شما میتوانید با استفاده از فرم ساز، فرایندساز و گزارش ساز، هر زیرسیستم دلخواهی را برای پیشبرد اهداف خود تولید نمایید، با این حال برخی از زیرسیستم هایی که اغلب سازمانها به آن نیاز دارند در زیر آورده شده شده است:

مخاطبین سیستم ERP ریسمان

کارخانه های بزرگ: همیشه سود آوری کارخانه های تولیدی بزرگ در گرو استفاده بهیه از تمامی منابع است و استفاده نادرست از منابع علاوه بر اتلاف سرمایه، باعث کاهش شدید سود و در بسیاری مواقع ایجاد چالش خواهد بود. استفاده از نرم افزارهای کاربردی (مانند سیستم اتوماسیون اداری، سیستم مدیریت منابع انسانی، سیستم مالی و…) میتواند بسیاری از دغدغه های کارخانه های تولیدی را کاهش داده و باعث نظارت دقیقتر و مدیریت بهتر بر روی تمامی فرایندها شود، هرچند که استفاده از ERP مزیتهای بسیار بیشتری دارد و حاصل آن افزایش بیشتر بهره وری کارخانه خواهد بود. بصورتی که در دنیای پیشرفته و رقابتی امروز، استفاده از ERP برای کسب و کار بزرگ میتواند یک ضرورت محسوب شود. استفاده از ERP ریسمان با توجه به ویژگیهای منحصر به فرد آن میتواند بسیاری از نیازهای اطلاعاتی و مدیریتی کارخانه های بزرگ را برطرف نماید.

شرکت‌های بزرگ و هولدینگها: داشتن شرکتهای متعدد زیرمجموعه که اغلب فعالیتهای متفاوتی دارند باعث ایجاد نیازهای منحصر به فردی در  هولدینگ ها میشود که با پکیج های آماده نرم افزاری قابل دستیابی نیست. استفاده از سیستم ERP تحت وب و با سرورهای توزیع شده میتواند نیازهای نرم افزاری شرکتهای مستقل  زیر مجموعه و همچنین هولدینگ را بصورت کامل پوشش دهد. بسته به نیاز، حجم و ابعاد شرکت های زیرمجموعه میتوان از ERP ریسمان بصورت سرورهای توزیع شده و یا یک سیستم ERP تحت وب استفاده نمود. تیم متخصص ریسمان با توجه به شرایط هر هولدینگ، بهترین و مناسب ترین حالت را جهت استقرار ERP پیشنهاد خواهند داد.

وزارت‌خانه‌ها و سازمان‌های بسیار بزرگ: با اینکه برای سازمان‌های بزرگ و وزارت خانه ها در بازار نرم افزار پکیج های نرم افزاری از قبیل اتوماسیون اداری، سیستم مدیریت منابع انسانی، سیستم مالی و… وجود دارد  ولی در اغلب موارد در این مجموعه های بزرگ فرایندهایی وجود دارد که بصورت پیش فرض در پکیج های نرم افزاری آماده وجود ندارد و می بایست شرکت تولید کننده محصول، آنرا بصورت اختصاصی در سیستم قرار دهد. برای همین منظور یکی از روشهای بدون دردسر برای سازمانهای بزرگ، خرید و استفاده از ERP سازمانی است. میتوان گفت استفاده  از ERP میتواند نیازهای نرم افزاری وزارت خانه ها و سازمان های بزرگ را تا حد بسیار بالایی برطرف نماید. نرم افزار ERP ریسمان با توجه به ویژگیهای منحصر به فرد خود میتواند علاوه بر زیر سیستمهای استاندارد، فرایندهای خاص وزارت خانه و یا سازمان بزرگ دولتی را بصورت کامل تحت پوشش قرار دهد.

مراحل رشد سازمان از لحاظ سیستمی

مرحله ابتدایی: استفاده از ورد و اکسل: معمولا هر کسب و کاری در بدو تولد تعداد پرسنل اندکی دارد و فعالیتهای تجاری اش در حد بسیار محدودی است، در این مرحله اغلب سازمانها با استفاده از ورد و شیتهای اکسل بسیاری از عملیات روزمره خود را انجام میدهند. در این مرحله معمولا مکاتبات افراد از طریق ایمیل انجام میشود. بسیاری از کسب و کار در این مرحله از اکسل برای صدور پیش فاکتور، فاکتور و ثبتهای اسناد حسابداری استفاده مینمایند. از اولین سیستم های نرم افزاری که کسب و کار در بدو توسعه به آن نیاز پیدا مینمایند، سیستم حسابداری است. معمولا سیستم حسابداری که برای کسب و کار کوچک طراحی گردیده مجموعه ای از نیازهای خرید و فروش، انبارداری، دریافت و پرداخت و صورتهای مالی آنان را برطرف می نماید.

مرحله میانی: استفاده از سیستم های نرم افزاری جزیره ای: معمولا هر کسب و کاری با رشد و احساس نیاز بر نرم افزار، آنرا بصورت جزیره ای خریداری و عملیاتی می نماید. پس از رشد متوالی کسب و کار (سازمان) بر تعداد این سیستم های جزیره ای افزوده میشود. پس از مدتی سازمان تمامی سیستم های نرم افزاری را دارد ولی بصورت جزیره ای از آن استفاده مینماید و همین موضوع چالشی جدید برای سازمان ایجاد خواهد نمود. یکی از مواردی که چالش عدم یکپارچگی را ایجاد میکند خریداری سیستم های نرم افزاری از شرکتهای جداگانه است، بصورتی که اغلب سیستم های نرم افزاری ساختار متفاوتی دارند و گاهی این یکپارچه سازی ممکن است از لحاظ فنی بسیار مشکل و هزینه بر باشد.

مرحله رشد: استفاده از سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP): استفاده از سیستم های نرم افزاری جزیره ای (هر چند که برخی ممکن است نیازهای بخشی از سازمان را پوشش دهند)، میتواند از یکپارچگی سیستم ها کاسته و باعث دوباره کاری و اتلاف وقت و انرژی سازمان گردد. بنا بر این استفاده از سیستم برنامه ریزی منابع (ERP) میتواند در عین یکپارچگی، تمامی نیازهای نرم افزاری سازمان را مرتفع نماید. هر سازمان نسبت به ابعاد و نوع فعالیتش میتواند از زیرسیستم های مورد نیاز خود از ERP استفاده نماید.

اصطلاحات ERP

ERP چیست؟

برنامه ریزی منابع سازمانی ERP: به انگلیسی: Enterprise Resource Planning که بصورت مخفف ERP گفته میشود شامل یک سیستم جامع و یکپارچه است که تمام فرایندهای سازمان را بصورت نرم افزاری مکانیزه می نماید. ERP نرم افزاری جامع است که به بهبود عملکرد یک سازمان منتهی می‌شود و تمام داده‌ها و فرایندهای یک سازمان را در یک سیستم نرم‌افزاری و در قالب یک بانک اطلاعاتی به صورت پیوسته، منظم و دقیق مدیریت می‌نماید. برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) به کسب و کار کمک می‌نماید تا فرایند دقیق برنامه‌ریزی کلیه منابع سازمان را در جهت کاهش هزینه و افزایش درآمد مدیریت نمایند. ERP مجموعه ای از زیر سیستم‌های کاربردی است که در گذشته اغلب بصورت جزیره ای استفاده میشده است. ERP می‌تواند بازهٔ وسیعی از مدیریت فروش، مدیریت تأمین، مدیریت تولید، مدیریت کیفیت، مدیریت انبار، مدیریت لجستیک، مدیریت نگهداری و تعمیرات، مدیریت پروژه، مدیریت مالی، مدیریت قیمت تمام شده، مدیریت منابع انسانی و مدیریت مهندسی را شامل شود. در واقع ERP، سامانه‌ای است که دارای اهداف، اجزا و محدوده مشخص و معینی است..

زیرسیستم های (زیرمجموعه های) ERP: همانگونه که اشاره شد ERP یک سیستم واحد است که دارای تمامی نیازهای یک سازمان را برآورده میسازد و نیازهای هر سازمان نیز با سازمان دیگر متفاوت است. برای مثال نیاز نرم افزاری یک وزارتخانه با نیاز نرم افزاری یک کارخانه بزرگ تولیدی بسیار متفاوت است. بنا بر این سیستم ERP پیشرفته میبایست بسیار پویا طراحی شده باشد تا بتواند نیاز هر سازمان با هر نوع فعالیتی را برآورده سازد. به همین علت میتوان زیرسیستم های ERP را نسبت به نوع فعالیت سازمان به چند نوع تقسیم بندی نمود که در ادامه به آن اشاره میکنیم.

زیرسیستم های (زیرمجموعه های) ERP در محیط صنعتی: ERP در محیط صنعتی معمولا دارای زیر سیستم های بیشتر و دارای فرایند بیشتر و پیچیده تری نسبت به سازمان های دولتی و یا بازرگانی است.  ERP در یک کارخانه بزرگ تولیدی شامل زیر مجموعه های سیستم اتوماسیون اداری، سیستم مدیریت منابع انسانی، سیستم مدیریت منابع مالی، سیستم مدیریت استراتژی، سیستم مدیریت ارتباط با مشتری، سیستم کنترل کیفیت، سیستم مدیریت زنجیره تامین، سیستم مدیریت تعمیر و نگهداری، سیستم مدیریت اجرایی تولید، سیستم مدیریت چرخه طول عمر، سیستم مدیریت انرژی، سیستم مدیریت خرید، سیستم مدیریت بازاریابی و فروش، سیستم مدیریت تولید، سیستم مدیریت انبار، سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت، سیستم مدیریت دانش، سیستم کنترل پروژه، سیستم هوش تجاری، سیستم برنامه ریزی تولید، سیستم بهای تمام شده، سیستم مدیریت اموال، سیستم توزیع و لجستیک، سیستم مدیریت اطلاعات و سیستم کنترل کیفیت است. لازم به ذکر است در کارخانه های صنعتی میتوان بسته به ابعاد و شرایط ویژه آن برخی از زیرمجموعه ها دارای اولویت بیشتری برای خرید و راه اندازی ERP است

زیرسیستم های (زیرمجموعه های) ERP در محیط سازمانی (اداری): ERP به محیط های صنعتی محدود نمیشود و میتوان از آن در محیط های سازمانی و اداری نیز استفاده نمود و از مزایای آن بهره مند شد. از زیرمجموعه های ERP در محیط اداری میتوان به موارد زیر اشاره کرد: سیستم اتوماسیون اداری، سیستم مدیریت منابع انسانی، سیستم مدیریت منابع مالی، سیستم مدیریت استراتژی، سیستم مدیریت انرژی، سیستم مدیریت انبار، سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت، سیستم مدیریت دانش، سیستم هوش تجاری، سیستم مدیریت اموال و سیستم مدیریت اطلاعات. لازم به ذکر است در محیط های اداری و سازمانهای دولتی بسته به نوع فعالیتشان میتوانند از زیرمجموعه های دلخواه ERP استفاده نمایند.

زیرسیستم های (زیرمجموعه های) ERP در هولدینگ ها: میتوان گفت استفاده از ERP در هولدینگ میتواند ابزارهای مدیریتی ویژه ای در اختیار راس هرم و مدیران هولدینگ قرار دهد تا با استفاده از آن، مدیریت دقیقتر و کاملتری بر روی زیرمجموعه های خود داشته باشند. در هولدینگ ها بسته به ابعاد و اندازه آنها میتوان از یک نسخه ERP تحت وب بصورت متمرکز و یا از ERP های متعدد برای هر زیرمجموعه (ERP با سرورهای توزیع شده) استفاده نمود. در شرکتهای هولدینگ نیز با توجه به نوع فعالیت هر زیرمجموعه میتوان از زیرسیستم های دلخواه ERP استفاده نمود.

بهترین سیستم ERP کدام است؟

اینکه بهترین ERP کدام است یک سوال کلی و کلیشه است و شاید پاسخ درستی نداشته باشد. اینکه هر تولید‌کننده ERP ادعا کند که بهترین سیستم ERP را تولید کرده نمیتواند ادعایی واقع بینانه و منطقی باشد. اولین دلیلی که برای رد این ادعا وجود دارد است که برای مقایسه چند سیستم ERP می‌بایست تمامی سیستم‌های موجود در بازار را بررسی نمود تا بتوان به قطع گفت که کدام سیستم بهترین است، و دلیل دومی که میتوان به آن اکتفا کرد هر تولید کننده نرم‌افزاری معمولا در زمانهای خیلی کوتاه نسخه جدیدتر و پیشرفته‌تری ارائه میدهد و عملا امکان مقایسه لحظه به لحظه تمامی سیستمهای ERP برای کسی میسر نیست. پس میتوان گفت سیستمهای ERP موجود در بازار نسبت به رویکرد شرکت تولید کننده آنها امکانات و ویژگی‌های خاص خود را دارند. ممکن است سیستم‌ ERP الف برای یک کارخانه صنعتی بزرگ بهترین انتخاب و سیستم‌ ERP ب برای یک سازمان دولتی بهترین گزینه باشد. اگر به دنبال نرم‌افزار ERP مناسب کسب و کار خود هستید بهتر است سوال «بهترین سیستم ERP کدام است» را به سوال «بهترین سیستم ERP مناسب کسب و کار (سازمان) من کدام است»، تغییر دهید. در ادامه مقاله پارامتر‌هایی که می‌بایست برای انتخاب هوشمندانه سیستم‌ ERP مد نظر داشت را آورده‌ایم: 

تعداد زیر سیستم

تعداد زیرسیستمهای ERP (یا همان ماجولهای ERP) نشان دهنده میزان مکانیزه شدن کسب و کار شماست. هر سیستم ERP ماژولهای خاص خود را دارد، برخی با سازمانهای اداری و برخی دیگر با کارخانه های صنعتی بیشترین تطابق را دارند، بنابراین می بایست قبل از خرید ERP، سازمان خود را بصورت کامل نیاز سنجی نموده نسبت به نیازهای کسب و کار خود اقدام به خرید ERP نمایید. برای مثال برخی از ERPهای خارجی در ماژول مدیریت منابع انسانی بر اساس نیاز کشورهای اروپایی و آمریکایی طراحی شده و نیاز منابع انسانی شرکتهای ایرانی را برآورده نمیسازد.

پویایی و انعطاف بالا

شاید اولین و مهمترین قابلیتی که یک سیستم ERP میتواند داشته باشد، پویایی بالا و انعطاف پذیری بسیار بالای آن برای مکانیزه کردن عملیات و فرایندهای پیچیده سازمان است. پس میتوان گفت بهترین سیستم ERP، آن است که پویایی و انعطاف پذیری بسیار بالایی داشته باشد تا بتواند علاوه بر نیازهای فعلی، نیازهای آتی کسب و کار (سازمان) شما را نیز، برآورده سازد.

قابلیت استفاده همزمان از چندین بانک اطلاعاتی

یکی از ویژگیهای مهم یک ERP پیشرفته، امکان اتصال به چندین پایگاه داده (DataBase) است. این ویژگی کمک میکند اولا ERP بتواند به دیتابیس های سیستم های جزیره ای قدیمی متصل شده و امکان نوشتن و خواندن از آنرا برای اجرای فرایندها و ایجاد گزارشات مختلف داشته باشد. دوما باعث یکپارچگی و عدم نیاز به دوباره کاری و اتلاف وقت گردد. بنا بر این میتوان گفت یکی از خصوصیتهای مهم بهترین ERP، امکان اتصال همزمان به چندین پایگاه داده است. دیتابیس ها میتوانند از انواع پیشرفته ای مانند Oracle, SQL Server, PostgreSQL باشند.

ERP تحت وب

یکی از مهمترین مواردی که در هنگام خرید ERP می بایست به آن توجه داشت تحت بودن آن است. در عصر حاضر تحت وب بودن ERP یک مزیت نیست، بلکه یک ضرورت است. با توجه به گستردگی استفاده کارکنان سازمان از ERP، امکان استفاده 24 ساعته از آن در خارج از محیط کاری (خارج از شبکه محلی سازمان) می بایست فراهم باشد.  یکی از مواردی که در هنگام خرید نرم افزار ERP تحت وب می بایست به آن توجه کرد، اجرای بدون نقص آن در تمامی مرورگرهاست. سیستم های نرم افزاری سازمانی (منجمله ERP) در صورتیکه قابلیت اجرا بر روی تمامی مرورگرها (WEB Browser) را نداشته باشد میتواند برای کاربران چالش برانگیز باشد.

داشتن نسخه «وب» و «دسکتاپ»

هر برنامه نویس خبره ای میداند که در شبکه محلی سازمان، سرعت یک سیستم ویندوزی و یا تحت شبکه (نسخه دسکتاپ) بسیار بالاتر از یک سیستم تحت وب است ولی با توجه به گستردگی کاربران یک سازمان نمیتوان از تحت وب بودن سیستم های نرم افزاری چشم پوشی کرد. بنا بر این برای رفع مشکل کندی سرعت برنامه های تحت وب در شبکه محلی سازمان برخی از شرکت های تولید کننده سیستم ERP خود را در دو نسخه دسکتاپ و تحت وب طراحی طراحی و به بازار عرضه کرده اند. پس میتوان گفت برای یک سازمان بزرگ، خرید ERP تحت و دسکتاپ میتواند گزینه ای ایده آل باشد.

ERP ایرانی

در چندین سال اخیر شرکتهای ایرانی تولید کننده نرم افزار پیشرفتهای بسیار زیادی در زمینه تولید انواع نرم افزارهای کاربردی داشته اند، در بسیاری موارد نرم افزارهایی که توسط متخصصین ایرانی طراحی و تولید شده با نیازهای اداری، مالی و تولیدی ایرانی، سازگارتر است. از طرفی با توجه به تحریم ها و نداشتن نمایندگی بسیاری از ERPهای خارجی، پشتیبانی فنی آن ممکن است سازمان استفاده کننده را دچار چالش نماید. بنا بر این در صورتی که پس از بررسی کامل ERP ایرانی، به این نتیجه رسیدید که نیازهای نرم افزاری فعلی و آتی سازمان شما برآورده میسازد، هوشمندانه ترین انتخاب خرید ERP ایرانی است. ناگفته نماید در اکثر موارد هزینه خرید و استقرار ERP ایرانی از لحاظ قیمتی بسیار مقرون به صرفه تر از خرید و استقرار ERP خارجی خواهد بود.