سیستم اتوماسیون اداری ریسمان

1- امنیت سیستم اتوماسیون اداری

امنیت، امنیت، امنیت! امنیت سیستم اتوماسیون اداری بدون شک مهمترین نکته ای است که بهیچ عنوان نمیشود از آن چشم پوشی کرد، آنرا دست کم گرفت و یا در اولویت های بعدی قرار داد. شاید در برخی موارد بتوان با برخی از کمبودهای امکانات سیستم اتوماسیون اداری مدارا نمود و نیازهای سازمان را تا حد کمتر از ایده آل پیش برد ولی با سیستم اتوماسیون اداری که امنیت لازم را ندارد و ممکن است افراد برون سازمانی (و یا درون سازمانی) به مکاتبات و اسناد محرمانه دسترسی پیدا کنند حتی یک لحظه هم نمیتوان مدارا نمود. پس در پاسخ به اینکه بهترین اتوماسیون اداری کدام است؟ به جرعت میتوان گفت اولین و مهمترین مسئله ای که میبایست به آن توجه نمود امنیت سیستم اتوماسیون اداری است. در سیستم اتوماسیون اداری ریسمان امنیت بسیار بالاست، در این سیستم تدابیر لازم جهت عدم دسترسی به پایگاه داده اندیشیده شده ولی علاوه بر آن در هنگام ذخیره سازی اطلاعات در دیتابیس از پرتکل خاصی جهت فشرده سازی استفاده میشود. با توجه به پرتکل ذخیره سازی خاص اطلاعات در دیتابیس حتی در صورتیکه هکر به پایگاه داده دسترسی پیدا کند عملا توانایی استفاده از اطلاعات مورد نظر را نخواهد داشت و این مهم سیستم اتوماسیون اداری ریسمان را با دیگر سیستمهای موجود در بازار متفاوت مینماید.

2- نیاز اتوماسیون اداری سازمان

نیاز اتوماسیون اداری و همچنین چرخه مکاتبات و فرمها در هر سازمانی با سازمان دیگر متفاوت است، مثلا نیاز اتوماسیون اداری یک کارخانه بزرگ تولیدی با نیاز اتوماسیون اداری  یک یک سازمان بزرگ دولتی متفاوت است  و همچنین نیاز اتوماسیون اداری یک شرکت هلدینگ بازرگانی با نیاز اتوماسیون اداری یک وزارت خانه کاملا متفاوت است. بنا بر این در پاسخ به اینکه بهترین سیستم اتوماسیون اداری کدام است باید در هر سازمانی نیازهای اتوماسیون اداری را بصورت کاملا دقیق بررسی و داکیومنت نمود، در سازمانهای بزرگ حتما میبایست RFP استاندارد و دقیق تهیه نمود تا نیازهای سازمان بصورت کامل شفاف و مشخص شود و  پس از آن میتوان نسبت به (آر اف پی) تهیه شده، سیستم های اتوماسیون اداری موجود در بازار را بررسی نمود و سیستمی که به نیازهای سازمان نزدیک تر باشد را انتخاب نمود. البته سیستم اتوماسیون اداری انتخاب شده میبایست قابلیت توسعه داشته باشد تا بتواند نیازهای آتی سازمان را نیز پوشش دهد. پس با توجه به توضیحی که داده شد نتیجه میگیریم ممکن است برای یک کارخانه بزرگ تولیدی اتوماسیون اداری الف بهترین گزینه باشد و برای یک سازمان دولتی یا وزارت خانه نرم افزار اتوماسیون اداری ریسمان هوشمندانه ترین انتخاب باشد.

3- امکانات اتوماسیون اداری

با اینکه تمامی نرم افزارهای اتوماسیون اداری تا حدی یک کار واحد را انجام میدهند ولی هر نرم افزاری ویژگی، امکانات و قابلیتهای خودش را دارد و این امکانات و ویژگیهای اتوماسیون اداری است که ممکن است نیازهای فعلی و بالاخص آتی سازمان را برآورده کند یا خیر! اتوماسیون اداری همگانی ترین سیستم نرم افزاری سازمان است و پس از عملیاتی شدن تمامی پرسنل سازمان را درگیر خود خواهد نمود و تمامی درخواستها و فرمهای کارکنان از طریق آن رد و بدل خواهند شد پس لازم است در هنگام بررسی و انتخاب  اتوماسیون اداری برای سازمان وقت و انرژی کافی را گذاشت تا بعدا تمامی نیازهای سازمان به بهترین شکل ممکن به وقوع بپیوندد. همچنین تجربه چندین ساله ما در عملیاتی نمودن نرم افزار اتوماسیون اداری ریسمان در سازمانهای بزرگ و کوچک به این یقین رسیده ایم که اندکی (مدت کوتاهی) پس از نصب و عملیاتی شدن  اتوماسیون اداری در یک سازمان نیازهای جدیدی نمایان میشود، پس میبایست در انتخاب اتوماسیون اداری نیازهای آتی سازمان را نیز مد نظر قرار داد. در پاسخ به اینکه بهترین اتوماسیون اداری کدام است میتوان پویایی، امکانات، یکپارچگی، سرعت، راحتی کاربری، قابلیتها و ویژگیهای اتوماسیون اداری را بررسی و به آنها امتیاز داد.

4- پویایی  و  انعطاف (قدرت)

پویایی و انعطاف بالا یکی از مهمترین ویژگی اتوماسیون اداری خوب و قدرتمند است. با اتوماسیون اداری پویا میتوان فرمهای متعدد ساده و همچنین فرمهای پیچیده یک سازمان را طراحی و از آن استفاده نمود، با اتوماسیون اداری پویا میتوان ورک فلوی (Workflow) فرمهای ساخته شده را برنامه ریزی کرد تا گردش کار بصورت اتوماتیک، بدون خطا و بسیار سریع انجام شود. با اتوماسیون اداری پویا میتوان اتوماسیون را با دیگر زیرسیستمهای سازمان با استفاده از سرویس یکپارچه نمود، با اتوماسیون اداری پویا میتوان گزارشات متنوع و دلخواه طراحی نمود، در اتوماسیون اداری پویا تعریف سطوح دسترسی کاربران بصورت کامل (دسترسی به فیلد) میسر است، در اتوماسیون اداری پویا وابستگی سازمان به شرکت تولید کننده سیستم اتوماسیون اداری کمتر است و در نتیجه هزینه های بعدی سازمان کاهش چشم گیری خواهد داشت.

5- کاربری راحت اتوماسیون اداری

جمله «وقت طلاست» در اتوماسیون اداری کاربردی ویژه دارد. کاربری ساده و سریع یکی از مهمترین ویژگیهای یک اتوماسیون اداری خوب است زیرا ممکن است در برخی از سازمانها (مانند کارخانه ها) برخی از کاربران سیستم اتوماسیون اداری دانش کامپیوتری کمتری نسبت به بقیه داشته باشند و در صورتی که اتوماسیون اداری کاربری پیچیده ای داشته باشد زمان آموزش پرسنل طولانی خواهد شد. مدت زمان آموزش کاربران سیستم اتوماسیون اداری علاوه بر اینکه اتلاف زمان زیادی دارد باعث افزایش هزینه های سازمان نیز خواهد شد، در نتیجه با اطمینان میتوان گفت کاربری راحت یکی از ویژگیهای مهم بهترین سیستم اتوماسیون اداری است.

6- گرافیک زیبا و UI مناسب

معمولا کاربر اتوماسیون اداری ساعتهای متوالی وقت خود را در محیط نرم افزار سپری میکند و نرم افزاری که دارای محیط زیبا باشد میتواند بصورت ناخودآگاه موجب حس خوب و آرامش کاربر شود. پژوهشایی که در مورد ارگونومی رنگها صورت گرفته اثبات میکند رنگهای مختلف تاثیرات متفاوتی بر روی ذهن اشخاص دارد، پس میتوان گفت یکی از مشخصات بارز بهترین نرم افزار اتوماسیون اداریداشتن گرافیک خوب و استفاده از رنگهای مناسب است. در سیستم اتوماسیون اداری ریسمان از گرافیک مناسب و رنگهایی استفاده شده تا کاربر بتواند بدون ایجاد خستگی ساعتها از سیستم استفاده نموده و کارهای روزمره خود را انجام دهد.

7- یکپارچگی اطلاعات

یکپارچگی اطلاعات یا سیستم یکپارچه به سیستمی گفته میشود که اطلاعات فقط یکبار تعریف شوند و در موقع لزوم و در زیر سیستم های دیگر به تعداد دفعات نامحدود بتوان از آنها استفاده نمود. برای مثال میتوان گفت سیستم اتوماسیون اداری ممکن است دارای زیرسیستمهای دبیرخانه، تشکیلات، پرسنلی، احکام، حضور و غیاب، حقوق و دستمزد، ارزیابی عملکرد (ارزشیابی)، آموزش، حسابداری، خزانه داری، انبار، اموال، بازرگانی، خرید و فروش و غیره باشد، در سیستم یکپارچه اطلاعات پرسنل فقط یکبار در سیستم پرسنلی تعریف میشود و در بقیه زیرسیستمها از آن استفاده میشود. پس در پاسخ به این سوال که بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری کدام است میتوان گفت یکپارچگی نرم افزار اتوماسیون اداری میتواند جزو مشخصات اصلی و جدایی ناپذیر سیستم اتوماسیون اداری خوب باشد. نرم افزار اتوماسیون اداری ریسمان دارای زیر سیستم BPMS است که توسط آن میتوان زیرسیستم های (یکپارچه) دلخواه مانند سیستم مدیریت منابع انسانی یا سیستم مدیریت تولید دلخواه سازمان (مجموعه) را طراحی نمود که در بخش جداگانه به شرح آن (BPMS) میپردازیم.

8- مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS)

بی پی ام اس (BPMS) که مخفف (Business Process Management) است به معنای مدیریت فرایند کسب و کار است و یک اتوماسیون اداری پیشرفته، میبایست به BPMS مجهز باشد. سیستم اتوماسیون اداری بدون مدیریت فرآیند یعنی یک سیستم دبیرخانه که بسیاری از عملیات و فرآیندهای سازمان در آن قابل پیاده سازی و اجرا نیستند! بسیاری از فرمها مانند فرم درخواست کالا از انبار، فرم درخواست مرخصی و ماموریت، فرم درخواست اموال، فرم گزارش کار و بسیاری از عملیات توسط BPMS قابل پیاده سازی است. پس میتوان گفت بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری نرم افزاری است که به سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار مجهز باشد تا بتواند سازمان را بصورت کامل Paperless نماید. سیستم اتوماسیون اداری ریسمان دارای سیستم BPMS پیشرفته است و میتواند گزینه بسیار ایده آلی برای سازمان های بزرگی باشد که فرآیندهای منحصر به فرد و پیچیده خود را دارند.

9- اتوماسیون اداری تحت وب!

بدیهی است که اتوماسیون اداری می بایست هم در داخل سازمان (شبکه محلی) و هم خارج از سازمان (اینترنت) به سهولت قابل دسترس باشد و بدیهی تر است که امکانات نسخه دسکتاپ و نسخه تحت وب می بایست کاملا یکسان و ترجیحا با اینترفیس یکسان باشد. پس نتیجه میگیریم تحت وب بودن اتوماسیون اداری نه تنها یک مزیت بلکه جزو ضروریات است. سیستم اتوماسیون اداری ریسمان در دو نسخه دسکتاپ و تحت وب با امکانات یکسان طراحی شده تا کاربران بتوانند در داخل شبکه محلی سازمان از نسخه دسکتاپ استفاده نمایند که قاعدتا دارای سرعت بیشتری است و نیازی به استفاده از مرورگر ندارد و در خارج از محل سازمان بتوانند از نسخه تحت وب استفاده نمایند. نسخه دسکتاپ اتوماسیون اداری ریسمان بصورت اتوماتیک بر روی کامپیوتر کاربران نصب میشود و نیازی به نصب دستی توسط ادمین را ندارد.

10- حجم بالا

اتوماسیون اداری در سازمانهای کوچک، متوسط و بزرگ کاربردی ویژه و غیر قابل انکار دارد ولی هرچه ابعاد و اندازه سازمان بزرگتر و پراکنده تر باشد ضروریت استفاده از اتوماسیون اداری بیشتر و بیشتر میشود بصورتیکه در سازمانی که مثلا بالای 200 نفر پرسنل دارد مکانیزه نبودن مکاتبات داخلی میتواند بندی بر پای پیشرفت و توسعه آن باشد و وقتی تعداد پرسنل از 200 نفر به هزار نفر برسد عدم استفاده از اتوماسیون اداری تقریبا غیر ممکن خواهد بود. بنا بر این هرچه تعداد پرسنل افزایش یابد تعداد فرمها و مکاتبات سازمان افزایش می یابد و همین امر باعث بالا رفتن تصاعدی حجم پایگاه داده (database) خواهد شد. بسیاری از اتوماسیونهای موجود در بازار ممکن است در حجم های پایین عملکرد مناسبی داشته باشند ولی به مرور زمان و با افزایش حجم پایگاه داده میتوانند تا حد بسیار زیادی سرعت محاسبات و تراکنشهای خود را از دست دهند و عملا بلا استفاده شوند! پس میتوان گفت بهترین سیستم اتوماسیون اداری سیستمی است که با گذشت زمان و یا در تعداد پرسنل بالا کیفیت سرعت و عملکرد مناسب خود را از دست ندهد. سیستم اتوماسیون اداری ریسمان با قریب به 20 سال تجربه در سازمانهای بزرگ و بسیار بزرگ توانسته بر مشکل کاهش سرعت در تعداد پرسنل و حجم بالا غلبه نماید.

11- پشتیبانی سیستم عامل (مرورگر)

نرم افزارهای کاربردی نسبت به هدف استفاده از آن میتوانند بر روی سیستم عامل های مختلفی اجرا شوند، مثلا طراحی یک نرم افزار ممکن است برای استفاده در ویندوز و دیگری برای استفاده در اندروید باشد. نسخه دسکتاپ سیستم اتوماسیون اداری معمولا ویندوز بیس است و میبایست بر روی تمامی نسخ ویندوز اعم از  7 , 8 , 10 ,11 و ویندوز سرور قابل اجرا باشد. نسخه تحت وب اتوماسیون اداری نیز می بایست بر روی تمامی مرورگرها اعم از IE، فایرفاکس، کروم، اپرا و… براحتی و بدون اشکال قابل اجرا باشد.

12- بالا بردن بهره وری

حتما بارها شنیده‌اید که افزایش بهره وری نقش مهمی در موفقیت یک سازمان دارد. ولی مهمترین سوالی که پیش می آید این است که چگونه بهره وری سازمانمان را بالا ببریم؟ بالا بردن بهره وری یک سازمان به عوامل بسیار زیادی بستگی دارد و یکی از مهم ترین عواملی که موجب بالا رفتن بهره وری سازمان میشود کاهش هزینه ها و افزایش سرعت انجام کار است. سیستم اتوماسیون اداری به افزایش سرعت انجام کار و کاهش هزینه ها و همچنین دقت بالای کار (کاهش خطای انسانی) کمک شایانی میکند و به همین علت استفاده از سیستم اتوماسیون اداری یکی از مهمترین عوامل افزایش بهره وری سازمان است. البته سیستم اتوماسیونی میتواند این نتیجه را داشته باشد که اولا سریع باشد، دوما کاربری راحتی داشته باشد و سوما تمامی نیازهای اتوماسیونی سازمان را پوشش دهد.

13- مدیریت ارتباطات (دولت الکترونیک)

بخشی از مکاتبات یک سازمان را مکاتبات خارج سازمانی تشکیل میدهد، هر چند که تعداد مکاتبات برون سازمانی اغلب بسیار کمتر از مکاتبات و فرمهای درون سازمانی است ولی با توجه به نیاز سازمان در رابطه با ارتباط با با سازمانها و ادارات مختلف، اتوماسیون اداری می بایست پروتکل های استاندارد اتصال به سیستم های اتوماسیون سازمانهای دیگر را دارا باشد. از پروتکل های ارتباطی بین سازمانی میتوان به ECE، مدیریت فکس، مدیریت پست الکترونیک و وب سرویس اشاره نمود. در استاندارد ECE پرتکلی فراهم شده تا اتوماسیون سازمانهای مختلف بتوانند نامه های وارده و صادره خود بصورت الکترونیکی به یکدیگر ارسال و دریافت نمایند. در پرتکل ECE امکان پیوست انواع فایل مانند PDF، عکس و غیره وجود دارد. لازم به ذکر است در روش ECE ارسال و دریافت نامه از یک سازمان به سازمان دیگر بصورت آنلاین و لحظه ای می باشد.

14- وابستگی کمتر به شرکت تولید کننده اتوماسیون اداری

هر سازمانی پس از خرید سیستم اتوماسیون اداری ناچار به دریافت خدمات پس از فروش از شرکت تولید کننده سیستم اتوماسیون اداری خواهد بود ولی نکته مهمی که میتوان به آن اشاره نمود میزان وابستگی سازمان به شرکت تولید کننده است، برخی از شرکتها به دلایل تجاری (و گاها به دلایل طراحی نامناسب سیستم اتوماسیون اداری) مشتریان خود را در تنگنا قرار میدهند و تقریبا برای هر خدماتی که ارائه میدهند فاکتوری بلند بالا برای مشتریان خود ارسال مینمایند در حالیکه در بسیاری از موارد عملیات توسعه را ادمین سازمان نیز میتواند انجام دهد. پس میتوان نتیجه گرفت بهترین سیستم اتوماسیون اداری سیستمی است که سازمان وابستگی کمتری به شرکت تولید کننده داشته باشد و این مهم میسر نیست مگر با پویایی و انعطاف بسیار بالای سیستم اتوماسیون اداری.

در چند سال اخیر سیستم های نرم افزاری به نام سیستم ساز پا به عرصه وجود نهاده اند که پویایی بسیار بالایی دارند و مستقل از سیستم اتوماسیون اداری، توانایی تولید هر نوع سیستمی منجمله سیستم اتوماسیون اداری را دارند. برای کسب اطلاع بیشتر میتوانید  مقاله «سیستم ساز چیست؟» و صفحه «سیستم ساز ریسمان» را مطالعه نمایید.

15- بدون باگ بودن سیستم اتوماسیون اداری

باگ در نرم افزارهای کاربردی به معنای خطا و اشکال است، در هنگام تولید نرم افزار گاهی بر اثر خطای انسانی یا ماشینی اشکالاتی بوجود میاید که از چشم تیم کنترل کیفیت به دور میماند و پس از وارد شدن به چرخه فروش و نزد مشتری مشاهده میشود. باگ گاهی در نرم افزارهای معروف شرکتهای بزرگ مانند ماکروسافت و اوراکل نیز مشاهده میشود، باگ معمولا توسط کاربرانی که از سیستم استفاده میکنند به شرکت سازنده اعلام میگردد. نرم افزار پس از رفع باگ توسط تیم کنترل کیفیت بررسی دقیق شده و سپس در اختیار مشتری قرار داده میشود. با توضیحاتی که داده شد نتیجه میگیریم تقریبا تمامی محصولات نرم افزاری ممکن است دارای باگ و خطای احتمالی باشند ولی نکته ای که بسیار حائز اهمیت است این است که اولا باگ موجود در سیستم اتوماسیون اداری نباید بگونه ای باشد که در عملکرد روزانه اتوماسیون اداری اختلال ایجاد نماید و دوما شرکت تولید کننده نرم افزار، باگ گزارش شده را با اولویت بسیار بالا رفع و نسخه نهایی راسریعا در اختیار مشتری قرار دهد.

16- پشتیبانی سریع

سیستم اتوماسیون اداری با توجه به ماهیت آنلاین و استفاده همگانی کارکنان اهمیت ویژه ای برای سازمان دارد و حتی توقف چند دقیقه ای آن میتواند برای سازمان نامناسب باشد. از اینرو 2 نکته برای انتخاب سیستم اتوماسیون خوب برای سازمان اهمیت ویژه دارد: اول سیستم اتوماسیون اداری باید پایدار (Stable) باشد و دوم اینکه شرکت تولید کننده سیستم اتوماسیون اداری پشتیبانی آنلاین و سریع داشته باشد. هنگام در اختیار قرار دادن ریموت سرور اتوماسیون اداری برای شرکتها جهت پشتیبانی، لازم است مسائل امنیتی توسط ادمین سازمان بصورت کامل رعایت گردد.

17- سازگاری با موبایل

امروزه بسیاری از مدیران و اغلب کارکنان سازمان بخشی از تایم همکاری خود را در خارج از محیط سازمان هستند. همچنین برخی از مشاغل سازمانی مانند بازاریاب ها، مدیران فروش، بازرسین و… بیشتر وقت اداری خود را در خارج از سازمان به سر میبرند و سیستم اتوماسیون سازگار با موبایل میتواند کمک شایانی به پیشبرد اهداف سازمان نماید. پس میتوان نتیجه گرفت سازگاری با موبایل برای نرم افزار اتوماسیون اداری نه تنها یک مزیت، بلکه یک ضرورت است.

18- قیمت مناسب

قیمت مناسب در اکثر موارد تعیین کننده توان خرید سیستم اتوماسیون اداری توسط یک سازمان است، گاهی یک نرم افزار اتوماسیون اداری با اینکه ویژگی و تواناییهای مناسبی برای یک سازمان دارد ولی توان خرید، استقرار و پرداخت پشتیبانی سالانه آن برای سازمان مقدور نیست. ولی با توجه به توضیحات داده شده با اینکه سازمان گاها مبلغ قابل توجهی را برای خرید و استقرار یک سیستم اتوماسیون اداری می پردازد و این پرداخت از لحاظ حسابداری برای سازمان یک هزینه قلمداد میشود ولی با توجه به کمکی که اتوماسیون اداری برای بالا بردن بهره وری سازمان انجام میدهد میتوان گفت از لحاظ بیزینسی خرید سیستم اتوماسیون خوب برای سازمان نه تنها هزینه نیست بلکه یک سرمایه گذاری سود آور و بلند مدت خواهد بود.