نكات مهم در خصوص گزارش تراز آزمايشي
برای دانستن نکات مهم در خصوص گزارش تراز آزمایشی می‌بایست با مفهوم آن آشنا شویم.
تراز آزمایشی چیست؟
تراز آزمایشی با اینکه جزو صورت‌های مالی در نظر گرفته نمی‌شود ولی یکی از گزارشات بسیار مهم در حسابداری است. صورت‌های مالی گزارشاتی نهایی هستند که تصمیم گیرندگان یک کسب و کار بر اساس اطلاعات آنها تصمیمات خود را اتخاذ می کنند اما تراز آزمایشی گزارشی است که برای اثبات صحت ثبت اسناد کاربرد دارد.
در یک تعریف ساده تر میتوان گفت، تراز آزمایشی فهرستی از نام و مانده حساب های دفتر کل است که معمولا در پایان هر ماه تهیه می شود تا توازن مانده حساب های دفتر کل مورد بررسی قرار گیرد. در این صورت می توان حساب های دفتر کل را به اطمینان کامل برای تهیه صورت های مالی مورد استفاده قرار داد، اما در صورتی که در تراز آزمایشی مشخص شود توازن مانده حساب های دفتر کل برقرار نیست، نمی توان بر اساس آن صورت های مالی صحیح و دقیقی تهیه نمود. ترتیب حسابها در تراز آزمایشی به این صورت است که ابتدا حسابهای دارایی، سپس حسابهای بدهی، و بعد حساب سرمایه موسسه (کسب و کار) قرار میگیرد.
البته میتوان گفت نسبت به نیاز مدیران مالی سازمان میتوان گزارش تراز آزمایشی را از تاریخ تا تاریخ دلخواه و در سطوح حساب کل، حساب معین، حساب تفضیلی و حساب تفصیلی جزء دریافت نمود. در همین راستا بسیاری از نرم افزارهای حسابداری پیشرفته این قابلیت مهم را در گزارش تراز آزمایشی خود قرار داده‌اند تا مدیران مالی و مدیران سازمان بتوانند دریافت گزارش تراز آزمایشی را در سطوح کل، معین، تفصیلی و تفصیلی جزء تهیه نمایند. یکی از این نرم‌افزارهای حسابداری پیشرفته و کاربردی سیستم حسابداری آژنگ است.
نكات مهم در خصوص گزارش تراز آزمايشي
- تراز آزمايشي گزارشي است که طي آن عملکرد ثبت اسناد بر اساس حسابداري دوبل با آن چک شده و صحت عملکرد حسابداران را نشان مي دهد (بايد جمع ستون‌هاي بدهکار و بستانکار جفت در هر ستون از گزارش برابر باشند) بنابراين اگر در حسابداري سنتي تراز آزمايشي ناتراز باشد نشان از عملکرد نادرست و گزارش اشتباه و يا ثبت‌هاي اشتباه مالي و ورود سندهای ناتراز به سیستم حسابداری است. هر چند که بسیاری از سیستم های حسابداری پیشرفته بصورت هوشمند مانع از ثبت اشتباه اسناد حسابداری ناتراز در سیستم می‌شوند.
- اين گزارش معادل ترازنامه شرکت بعلاوه گزارش سود و زيان مي باشد (در دو ستون آخر) و در صورت بسته شدن تمامي حسابهاي موقت معادل تراز نامه مي باشد.
- تراز آزمايشي بر دو اساس نمايش داده مي شود (تراز بر اساس سند هاي ثبت شده در محدوده تاريخي دلخواه يا سندهاي ثبت شده و ثبت نشده در محدوده زماني دلخواه)
- تراز در فرم هاي دو و چهار و شش و هشت ستوني نمايش داده مي شوددو ستون انتهايي تراز (مانده بد وبس در انتهاي دوره) در تمامي انواع تراز آزمايشي يکسان است.
- اگر در تراز آزمايشي مانده دو ستون اول گزارش درست نباشد حالتي است که يک يا چند سند متعلق به اين دوره مالي داريم که تاريخ سندشان قبل از ابتداي دوره مالي مي باشد و در تراز آزمايشي نمايش داده مي شوند (کاربر محدوده تاريخي را در تعريف محدوده دوره مالي تغيير داده ولي سندهاي اين محدوده را جابجا نکرده است)
- در تراز آزمايشي درنظر بايد گرفت که تراز زير مجموعه هاي يک حساب کل يا يک حساب معين از لحاظ علم حسابداري تراز نيستند (گردش بدهکار و بستانکارشان مساوي نيست) و گزارشي از مانده و گردش اين حسابها هستند
- گزارش تراز دو ستونی از تاریخ D1 تا تاریخ D2 در واقع گزارش کلیه حسابهایی است که در تاریخ D2 دارای مانده هستند.
نكات مهم در خصوص خرید سیستم حسابداری مناسب
نرم افزارهای حسابداری با اینکه همه آنها تقریبا کار یکسانی انجام میدهند ولی بنا به رویکرد و طرز تفکر شرکت سازنده امکانات و قابلیتهای متفاوتی دارند. بهتر این در هنگام خرید سیستم حسابداری در خصوص گزارش تراز آزمایشی به موارد زیر توجه داشت:
1- بهتر است گزارش تراز آزمایشی تهیه شده در سیستم حسابداری توانایی دریافت تمامی سطوح حسابداری (کل، معین، تفصیلی و تفصیلی جزء) را داشته باشد.
2- بهتر است گزارش تراز آزمایشی قابلیت فیلترینگ از تاریخ تا تاریخ دلخواه را داشته باشد.
3- بهتر است سیستم حسابداری بتواند گزارش تراز آزمایشی چهار ستونه، شش ستونه و 8 ستونه را تهیه نماید.
4- یکی از موارد مهمی که سیستم حسابداری می‌بایست داشته باشد خروجی اکسل از سطوح مختلف گزارش تراز آزمایشی است.
5- داشتن امکان مرور حسابها در گزارش تراز آزمایشی نیز یکی از مواردی که در هنگام خرید سیستم حسابداری می‌بایست به آن توجه نمود.
6- داشتن قابلیت ویرایش سند در سطح آخر گزارش تراز آزمایشی نیز یکی از قابلیت های کاربردی سیستم حسابداری پیشرفته است که میتواند حائز اهمیت باشد.